Commencer par ce que l’équipe fait vraiment.
Une migration de fichiers ne se résume pas à copier un dossier. Vos collaborateurs partagent des liens avec des clients, travaillent sur des documents communs et retrouvent leurs projets à leur manière. Avant de changer d’espace, décrivez ces usages.
Identifiez les dossiers qui font référence, leurs responsables et les personnes autorisées à les consulter. Distinguez les archives des projets actifs. Notez également les documents qui doivent rester accessibles à des personnes extérieures à votre entreprise.
Séparer stockage et édition collaborative.
Nextcloud permet de stocker, synchroniser et partager des fichiers. Modifier un document à plusieurs fait intervenir une suite bureautique associée, comme OnlyOffice. Ces deux besoins doivent donc être examinés ensemble lors du choix des applications.
Prenez quelques fichiers représentatifs de votre activité : tableaux avec formules, présentations et documents mis en page. Vérifiez leur comportement dans la configuration retenue, ainsi que les droits de modification et les échanges avec vos interlocuteurs.
Faire un essai sur un projet réel.
Choisissez un périmètre limité avec les personnes qui l’utilisent. Testez la synchronisation, les liens de partage et la reprise des documents. Un essai utile doit permettre de repérer les habitudes à adapter et les explications à préparer.
Décidez où se trouve la version de référence des fichiers pendant la transition. Prévoyez la vérification de ce qui a été transféré et le traitement des anciens liens. Le calendrier de migration dépendra de ce travail, pas seulement du volume à copier.